KTPM新益為TPM管理咨詢公司概述：設(shè)備檔案是設(shè)備在制造或購置、運(yùn)行、直到報(bào)廢全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、聲像、電子等文件材料。TPM設(shè)備檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。

　　TPM設(shè)備檔案管理

　　一、設(shè)備檔案管理存在的問題

　　企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。然而，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)對設(shè)備檔案管理重視不夠，使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

　　1、檔案意識淡薄，檔案法雖然已頒布多年，但仍有些單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對檔案工作缺乏正確認(rèn)識，不重視為生產(chǎn)服務(wù)的檔案工作。平時(shí)總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟(jì)效益，以追求企業(yè)利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱，會直接影響檔案管理工作的順利開展。

　　2、設(shè)備檔案材料收集難。很多企業(yè)對設(shè)備檔案管理重視不夠，有關(guān)制度不健全，歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致大量設(shè)備資料的流失，使得有些設(shè)備無法形成一套完整的檔案，從而影響了企業(yè)設(shè)備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設(shè)備時(shí)，特別是天車等特殊設(shè)備的驗(yàn)收，只要驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格拿到驗(yàn)收合格證，至于驗(yàn)收記錄合格證以及技術(shù)監(jiān)督報(bào)告移不移交，是否按時(shí)歸檔，并不按規(guī)定執(zhí)行，致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

　　3、管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項(xiàng)管理制度基本齊全，但在實(shí)際中流于形式，有些未貫徹不徹底，有些未將設(shè)備檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)、科研管理之中嚴(yán)格考核，故有些單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員將設(shè)備檔案材料歸檔不歸檔一個(gè)樣，少數(shù)設(shè)備檔案管理人員沒有切實(shí)做好設(shè)備檔案的收集、整理、并嚴(yán)格按規(guī)定認(rèn)真核對，從而不能完全真實(shí)、有效地反映設(shè)備的真實(shí)情況。

　　二、TPM解決設(shè)備檔案管理問題的措施

　　針對設(shè)備檔案管理目前的情況，TPM管理認(rèn)為既要宣傳設(shè)備檔案的重要性和歸檔的意義，還要增強(qiáng)人們對歸檔的認(rèn)識，不斷加強(qiáng)設(shè)備檔案管理，應(yīng)從以下幾方面入手：

　　1、領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都難以展開。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強(qiáng)宣傳力度，要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處，啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，特別是借助一些利用檔案的典型事例，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案的重要性。力爭把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程，明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé)，同時(shí)列入績效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。

　　2、建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上，各部門還要配備專兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通，以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況，避免檔案的遺失，并主動進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　3、及時(shí)收集檔案材料。一臺設(shè)備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設(shè)備的使用期結(jié)束，設(shè)備檔案才停止。TPM設(shè)備檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程，才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。

　　4、對圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面，一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術(shù)人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明，使之符合現(xiàn)場實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖，做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術(shù)人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認(rèn)，并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄，避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙，為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。